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小規模企業記賬
 一般說來,每月結賬時,應將賬戶的月末余額寫在本月最后一筆經濟業務記錄的同一行內。但在現金日記賬、銀行存款日記賬和其他需要按月結計發生額的賬戶(如各種成本、費用、收入的明細賬等),每月結賬時,還應將月末余額與本月發生額寫在同一行內,在摘要欄注明“本月合計”字樣。這樣做,賬戶記錄中的月初余額加減本期發生額等于月末余額,便于賬戶記錄的稽核。需要結計本年累計發生額的某些明細賬戶,每月結賬時,“本月合計”行已有余額的,“本年累計”行就不必再寫余額了。
 
作為企業做賬財務人員都應該對此(手工帳)操作流程有所了解,才能更好的利用相關的財務軟件進行處理操作,目前,屬于中小型私營企業還是利用手工帳來完成帳務處理,規模較大或管理水平高一點的企業均采用財務軟件來完成帳務處理工作,但是兩者的帳務處理程序以及需要達到的目的是一樣的,利用計算機軟件操作要比手工帳減少了工作量、節省了時間,從目前中小型私營企業情況來看,企業財務會計核算,多數企業還是采用手工帳務處理方式完成工作,但是,隨著社會的發展,進步,財務軟件操作是必須的,你應該知道如何使用軟件及如何操作,只要憑證制作正確,其余一切由計算機完成:憑證-匯總-明細賬-總賬-各種報表等,相對說使用財務軟件做帳更規范、快捷。但是,不管使用財務軟件或者手工帳來處理。首先必須了解、掌握生產企業財務核算結賬流程:
一、生產企業大致會計結帳操作流程
第一步:根據企業實際發生的業務單據進行編制記帳憑證,平常發生的經濟業務單據要及時準確的填制記帳憑證,規模大一點的企業為了反映現金、銀行存款、往來賬款、銷售收入等情況,憑證填制必須及時,以便給老板提供數字,一旦等老板需要數字在填制,可能就要被整,規模小一點的企業,由于企業業務較少,老板都心中有數,這時一般會計人員就月底一次性處理,然后在登記有關帳薄,具體結賬情況要根據企業性質結合老板的思路進行操作。確保我們財務人員在企業能夠起到相關的作用,讓老板更加重視財務人員,多匯報、多交流是我們做企業財務的關鍵。
(1)編制憑證
一般小型企業都在月底結算時才編制憑證,因為企業業務很少,老板自己心中有數,不用及時反映各財務狀況,月底處理好在反映企業狀況,企業規模較大的企業,賬務處理要及時一些,以防拖延會給企業造成不必要的損失,企業日常業務內容比較固定,所以憑證編制內容變化不大,會計只要按照固定模式逐一編制憑證即可。企業通常業務憑證類別有以下幾類:
1.完稅憑證
每月月初企業成功申報后,可去銀行打印完稅憑證,不能在銀行打印完稅憑證的應去稅務機關打印。取得憑證后及時入賬,沖減上月計提稅金或直接記入當月費用(如印花稅等不需要預先計提的稅金,在取得時直接記入費用)。
2.業務發票處理
將當月填開和取得發票分類入賬,按照發票的性質分別通過存貨、現金、銀行存款、往來賬戶、應交稅費以及費用科目進行核算。將全部專用發票入賬后,查看進項稅額和銷項稅額明細賬的金額合計,是否與當月防偽稅控開票系統統計的金額以及網上認證返回的認證金額是否一致,然后計算當月繳納稅金金額。
3.費用類發票處理
做好內部單據報銷制度,規定報銷時間,及時收集公司員工手中的費用單據,將其歸類入賬。認真查看費用單據是否合法,未取得合法憑據的費用是無法得到稅務機關的認可的。平時還應做好費用入賬金額控制,對類似招待費、廣告費等存在抵扣限額規定的費用科目,應及時核對發生金額,對超過抵扣標準的費用應減少其入賬金額。
4.成本計算及入賬處理
對生產性企業,應做好內部單據傳遞規定,將公司發生的所有與生產有關的內部單據及時有效的傳遞到財務手中,進行成本核算,確保成本計算的準確。及時編制制造費用歸集、分配憑證;生產成本歸集、分配憑證;產品入庫憑證以及銷售成本結轉憑證。
5.做好費用計提及攤銷
做好每月固定發生的計提業務,如固定資產計提折舊、無形資產攤銷、水電費計提、工資計提以及以工資為基數計提的福利費、教育經費、工會經費等,做到不漏提也不多提;對存在需要攤銷的費用如開辦費、材料成本差異等每月攤銷的費用,及時做好攤銷分配憑證。
6.歸集損益類科目,結轉本年利潤
將所有單據入賬后應認真歸集當月損益類科目發生金額,將其分類轉入“本年利潤”科目,查看當月利潤實現情況。
(具體填制憑證的處理方法見第二章企業憑證的填制及要求)。
第二步:首先要組織生產統計報數,根據統計人員申報的有關數字進行各類數據核算,確保有關科目核算。其次就是根據企業購進的原材料(增值稅發票)作記帳憑證處理并登記有關增值稅明細帳薄,并及時反映增值稅進項情況,對于進項稅增值稅發票使用情況,要嚴格按照《增值稅管理暫行條理》進行使用與操作,確定進項稅認證情況。進項稅認定時間按稅務部門的要求自發票之日起90天內必須認證,否則作為放棄認定,月底(30日)前一定要確認發票認證情況,并確定好本月實際需要繳納的增值稅,月底前處理不夠完整,次月出無法修改數據,目前,認證發票有兩種方式,一種是網上認證、一種是到當地稅務機關認證。但是,都必須保證需要認證的抵扣聯發票版面整潔、屬于認定期內,否則認證無法通過,造成不必要的損失。
第三步:企業根據定貨合同開具銷售增值稅發票進行銷售,(具體開具操作嚴格按照防偽稅控開票系統進行操作)僅跟發貨出庫單(與發票業務一致),開具后計算銷售收入以及銷項情況,(防偽開票系統自動生產數據)及時作記帳憑證,登記銷售收入明細帳以及往來賬款明細帳,為老板提供及時、準確的銷售數據以及往來帳款回收情況。
第四步:月底結賬前(30日前)切切進入防偽稅控開票系統核對本月實際開票數量、發票銷售、發票使用情況、其次一定要核對已開發票作廢份數、核對作廢發票相應的發票,是否出現漏作廢或者作廢錯,并預算準該月增值稅實現的情況,做好匯報工作,以免夸月造成不必要的麻煩。
第五步:月末總結帳時一定要核準帳薄以及報表各科目余額數據,預防造成業務處理錯誤以便及時修改或數據調整。
第六步:該月業務憑證全部處理完畢后,匯總科目,根據匯總科目表填制總賬和明細分類賬編制資產負債表和利潤表、現金流量表等需要的各類申報表。一般規模的大的,可以根據企業實際情況與老板的需要一周或一季度隨時編制有關財務報表,為企業老板反映當時的企業的財務狀況,匯報的報表除了(資產負債表、損益表、現金流量表、增值稅申報表)以外,可根據企業老板平常需要的數字,我們財務人員根據需要自行設計有關財務報表。企業規模小的,月底結賬一次性匯總,做有關企業需要申報的財務報表,注明:每月總結賬時,一定要預計報表大體情況,匯報老板,尤其是向稅務機關申報的各類報表,一旦我們財務人員月底已經出報表,數字已經確定,月底,向老板匯報工作,老板對申報的數字不夠完整不符合老板的心意,比如:企業反映利潤情況、納稅情況等等,那是老板讓我們需要修改,老板的一句話,我們可就要忙一陣子,之前做了無用工,報表做完申報之前一定要求老板簽字報表編制審核無誤后,經法人簽章審核后,輸入各申報系統進行納稅申報,并向老板分析最近的企業財務狀況,簽字的目的是減少我們財務人員不必要的責任。(財務報表具體編制方法見第三章: 生產企業財務報表快速編制方法(實戰篇)。
第七步:納稅申報
目前隨著高科技的發展,納稅申報方式采用電子申報,由于各地申報軟件不一樣,在這里不在作一一說明,前面的工作做好了,申報就很簡單了。
前面所做的工作基本是為納稅申報準備的,因為企業只有進行了納稅申報,稅務機關才能對企業進行稅款征收,而傳統意義上的會計報表只是記錄企業經營狀況的報表,不是稅務機關征收稅款的依據,企業應根據申報的不同稅種填制和申報對應的納稅申報表。
企業應根據自身的經營性質確定納稅稅種,并根據當地稅務機關要求的申報方式按時進行申報。納稅申報成功后應及時打印完稅憑證,取得完稅憑證后,一個月的會計工作才算結束。
二、月末結賬的幾點注意事項
(一)現金、銀行存款明細核對
貨幣資金是企業流動性最大的資產也是最容易出現問題的資產,因此企業每月都應認真核對每筆款項的支出、收入記錄。月底拿齊或打出銀行對賬單同企業銀行明細賬認真核對往來,對存在錯誤的地方及時處理,確保企業貨幣資金的準確,避免不必要的情況。
在平常賬務工作處理中,銀行存款基本上能核對準確,多數企業(尤其是私營獨資企業)的現金日記帳的金額與庫存現金不一致,不能與實際業務相吻合,在這種情況下,我們做帳人員要與企業法人匯報好工作,有時因為處理不當導致月底現金賬面余額出現負數,所以每月結賬前的貨幣資金核對是很必要的,發現問題及時處理。歸集當月所有單據和費用項目,提前預算準確,確寶賬面有足夠現金能夠支付,防止賬面現金余額出現負數。
(二)業務往來核對
業務往來做賬之前必須核對無誤,一季度或半年與實際發生客戶進行核對,并且銀行進賬回單拿回要及時,否則掛的往來科目不準確,造成往來科目結算方式混亂,所以往來帳款明細帳要做到跟蹤登記、及時登記、及時核對的原則,以防老板隨時讓你匯報客戶的余額情況。
(三)月末,必須做好各科目統計工作,確保本月實際開具發票銷售、實現稅金、實際銷售產品名稱、數量等數字,做到大體事先預算本月總體情況。
(四)存貨成本核算
每月做賬前最好將上月存貨明細帳登記、核對完畢,確保賬面庫存商品的名稱、單價、金額數字準確無誤,并計算入賬后賬面存貨成本變動對利潤的影響,導致賬面庫存出現負數或成本變動浮動太大,影響當期利潤。根據當月實際銷售情況,及時收集存貨出入庫單據,計算產品成本或銷售成本,估算當月利潤。
(五)月末最重要的賬務處理憑證
1.每月平常業務處理完畢(具體處理情況詳見第四節企業會計每月需做的常規處理)
2、月末總結帳時要根據有關帳薄余額結合企業實際情況進行調整或結轉,比如:需要提取折舊,待攤費用、預提費用、制造費用、等相關科目(具體大體需要調整或結轉的科目是根據企業實際情況與結帳需要進行的,(大體處理情況參照以下有模擬處理),若是新成立的企業開辦費在第一個月全部轉入費用。具體計提折舊的會計分錄(詳見第二章:生產企業憑證的編制(實戰篇)),提取稅金及附加,實際是地稅這一塊。就是提取稅金及附加,有城建稅,教育費附加等,有稅務決定(詳見第二章:生產企業憑證的編制(實戰篇)。
3.根據企業實際情況,會計首先結合賬面數字做好所有憑證,登記完畢后并核對準確無誤,匯總平,最后根據實際業務發生日期編排順序,填寫憑證編號,以防賬務確定后憑證丟失或抽回。
①首先,根據已經做好的憑證需要結轉的制造費用,以及確定(統計)生產過程的制造費用。
結轉制造費用憑證:
借:制造費用
貸:生產成本
1.需要預先計提的生產車間職工工資。
計提職工工資:
借:管理費用(后勤人員、技術顧問等工資屬于管理費用)
   制造費用(車間一線職工人員工資,做外帳一般不超過本月開票的10%計提)
貸:應付工資
按生產企業的核算工資的程序,先對本月工資按比例計提出,一般情況是拖后一月發放,所以計提的時候要做好預算,不能超過實際發放的10%左右,(注明:工資牽扯勞動部門、工會、地稅部門等要求,避繳一些部門費用。)以工資為基數100%,福利費為14%,工會經費2%,職工教育費0.15%,(稅法規定:建立工會組織的企業、事業單位、社會團體,按每月全部職工工資總額的2%向工會繳撥的經費,憑工會組織開具的《工會經費撥繳款專用收據》在稅前扣除。凡不能出具《工會經費撥繳款專用收據》的,其提取的職工工會經費不得在企業所得稅前扣除)。三險一金:住房公積金,養老保險金,醫療保險金,失業保險金
 
實際發放的會計分錄:借:應付工資
              貸:銀行存款、現金
2.根據計提的工資計提職工福利費。
借:制造費用(按計提工一線職工工資的14%計提)
   管理費用(按后勤管理人員計提工資14%計提)
貸:應付福利費
3.根據計提的工資計提職工職教費。
借:制造費用(按計提工一線職工工資的15%0計提)
管理費用(按后勤管理人員計提工資15%0計提)
貸:其他應付款(職教費)
4.根據計提的職工工資計提職工工會費。
借:制造費用(工會費)
貸:其他應付款(工會費)
5.根據實際用電量計提電費。
借:制造費用-----電費(生產用電)
管理費用----電費(照明用電)
貸:預提費用---電費
6.預提銀行利息:(如果本月做帳未預算好,利潤反映的多,可以先預提利息。)
 
借:財務費用----利息
貸:預提費用----利息
7.計提固定資產折舊額:
借:管理費用---折舊費(辦公類、小車類固定資產計提的折舊費)
制造費用---折舊費(生產用的固定資產類計提的折舊費)
營業費用---折舊費(銷售車輛的固定資產計提的折舊費)
貸:累計折舊---折舊費
8.累計折舊的核算方法:
企業固定資產應計提折舊:
1.房屋、建筑物、機器設備、儀表儀器、運輸工具、工具不論使用或不使用都得計提折舊。
2.融資租入和以經營租用的方式租出的固定資產。
3.本月內開始使用的固定資產,當月不提折舊,從下月起計提折舊,本月內減少或停用的固定資產當月仍繼續提折舊,從下月開始不提折舊。
4.企業一般用年限平均法計提折舊,他是根據固定資產的原值減去殘值后的余額,(固定資產殘值一般按固定資產的原值的3%預計,一般建筑類使用20年,設備類使用15年。)。
公式如下:           固定資產原值-凈殘值
固定資產年折舊額=      固定資產預計使用年限
          年折舊額除以12=月折舊額
9.結轉憑證中所有制造費用憑證:
借:生產成本
貸;制造費用(以上各計提的制造費用和匯總平的制造費用,以免漏轉。)
10. 根據企業本月實際耗用原材料的數字結轉,(原材料出庫統計)。
借:生產成本
貸:原材料(如果企業平常耗用原材料統計數字不夠準確,
原材料出庫數量據公司做帳的要求進行操作。)
注明:由于多數企業在購進原材料時,有的未有增值稅發票、或者原材料已經使用發票未到位,這時要根據結轉生產成本時,原材料出庫為負數,應預先按《企業會計制度》的規定做預驗處理,下月初取得發票沖銷此筆業務,具體會計分錄:
借:原材料
貸:應付賬款
11.根據本月所有生產成本科目結轉核算,(本月實際生產的庫存商品數額)。
借:庫存商品(該科目數字來源于車間本月實際產品入庫數量,如果車間平常生產統計數字不夠準確,會計人員結合賬面數額情況進行操作。)
貸:生產成本
12.結轉產品銷售成本(數量一定要根據實際開票銷售的數量,單價根據存貨明細帳(必須登記完畢的,包括本月生產入庫的庫存商品單價為準。)一般采用加權平均法確定單價。)
借;主營業務成本
貸;庫存商品
13.結轉本月實際開票銷售收入。
借:主營業務收入
貸:本年利潤
14.結轉本月實際實現的增值稅款,(本科目比較復雜,可以根據稅務部門的要求處理,如:有留抵、多繳、免抵退、免抵等,具體出口退稅詳見出口退稅操作。)
       借:應交稅金(轉出未交增值稅)
       貸:應交稅金(未交增值稅)
應交稅金科目的設置:在應交稅金科目下設置“應交增值稅”和“未交增值稅”兩個明細科目進行核算。應交增值稅明細帳設置:進項稅額、已交稅金、轉出未交增值稅、減免稅款、銷項稅款、出口退稅、進項稅轉出、出口抵減內銷產品應納稅額、轉出多交增值稅等項目,月中,將本月應交未交或多交的增值稅額自應交稅金(應交增值---轉出未交增值稅或轉出多交增值稅)轉入應交稅金(未交增值稅)結轉后應交稅金(應交增值稅)明細科目的期末借方余額反映尚未抵扣的增值稅
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